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Como hacer una factura. Requisitos de la factura. Programas para facturar.

hacer una factura

Como hacer una factura es lo primero que debe saber un autónomo, pues este documento comercial sirve para justificar las operaciones que realizamos como autónomos.

Si vas a empezar a cobrar por tus servicios como trabajador autónomo debes de saber como hacer una factura.

Aquí te resumimos los principales puntos que debes tener en cuenta para facturar.

La factura : El documento preferido por Hacienda para justificar nuestras operaciones.

Para deducir el IVA de tus gastos debes poder justificar tus operaciones y Hacienda para eso solo admite facturas.

En aquellos supuestos en los que el autónomo por ley no tiene obligación de facturar debe hacer una factura si así se lo solicita su cliente. Por eso no es valida la excusa de “Yo no tengo que hacer una factura por …”, ademas el IVA deberá de desglosarse si te lo quieres deducir.

Aunque la factura es un documento indispensable en la ley del IVA en el IRPF existen algunos gastos que sin factura también podremos deducirlos.

¿Como hacer una factura?

En el reglamento de facturación tenemos indicado los detalles que debe de tener una factura para considerarse correcta.

Este nos indica que las facturas deberán de contener:

  1. Numero de la factura. Aquí puedes consultar como numerar una factura.
  2. La fecha de expedición. A la hora de fechar una factura es importante tener en cuenta el principio de devengo.
  3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa.Tanto del que expide la factura como del que la recibe, si la queremos deducir deberemos de asegurarnos que pongan bien nuestros datos.
  4. NIF de quien expide y de quien lo recibe. Si facturamos a o recibimos de un extranjero que no sea comunitario no debemos de extrañarnos de que nuestro proveedor o cliente no tenga NIF (empresas americanas por ejemplo).Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:
    • Si se trata de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.
    • Cuando se aplique la inversión del sujeto pasivo.
    • Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto (TAI), y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.
    • Cuando el destinatario quiera deducir el IVA de dicha factura.
  5. Domicilio tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de la factura.
  6. Concepto por el que se factura, precio del servicio o producto cuya venta se factura, descuentos incluidos en factura que no estén incluidos en factura como por ejemplo un descuento por pronto pago.
  7. El tipo de IVA aplicable a la operación facturada.
  8. Cuota consignada por separado del IVA devengado. Si el IVA no se desglosa no se puede deducir esa factura a efectos de IVA.
  9. La fecha en la que se hayan realizado las operaciones de no coincidir con la fecha de expedicion, de ahi el especial cuidado que hay que tener con el principio de Devengo.
  10. La indicación de una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta. Aquí tendremos que tener en cuenta que en el caso de una operación exenta en España lo que prima es la exención limitada de nuestro ordenamiento interno por encima de cualquier otra cosa como explicábamos cuando hablamos de facturar a clientes extranjeros.
  11. Tratándose de bienes de transportes nuevos la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas, de navegación o vuelo hasta su entrega.
  12. Cuando las facturas sean expedidas por un tercero la mención  “facturación por el destinatario”
  13. En el caso de que se apliquen normas de la inversión sujeto pasivo algo así como “aplique la inversión del sujeto pasivo a esta factura” Puede que el destinatario crea por erro  que esa factura no lleva IVA lo cual es incorrecto.
  14. De aplicarse algún régimen especial como el de agencias de viaje, bienes usados, objeto de arte o antigüedades especial mención al régimen particular que afecta la factura.

Como se puede ver no es necesario consignar la retención aunque si aconsejable ya sea especificando la retención que debe aplicarse o bien indicando al cliente que a dicha factura se le debe aplicar retención.

En determinados casos se puede emitir una factura simplificada no siendo necesario en dicho caso identificar al destinatario de la factura.

Programas y aplicaciones para emitir facturas.

Yo particularmente para emitir facturas uso el programa Gestorsol, llevo años con el gratuito y aunque las facturas que vienen por defecto son muy feas se puede configurar.

La ultima actualización de este programa el otro día me la descargue para un cliente y a mi no me gusta me parece mejor la que yo tengo instalada.

Mis clientes muchos han creado sus propios medios de facturar aunque si me preguntas si conozco alguna aplicación gratuita que te pueda servir para facturar y lo puedas hacer on cloud te podría recomendar Billin.net.

¿Por que usar Billin?

Te voy a dar varias razones de por que recomiendo a mis clientes el uso de Billin

  • Es una aplicación gratuita, tiene también una opción de pago pero la versión gratuita es 100% funcional.
  • Permite estar conectado con tu asesor lo cual es una ventaja ya que el podrá ver todas tus facturas
  • Podrás llevar un control de tus ingresos y tus gastos
  • Ademas te permite  incluir fácilmente suplidos en tus facturas.
  • Y como complemento envía las facturas a tus clientes  e incluso hace por ti las facturas recurrentes si así lo deseas

Os muestro un ejemplo de factura emitida a través de la aplicación de Billin de forma gratuita 

Descargar (PDF, 42KB)

Quien quiera probar esta herramienta puede probarla pinchando en la imagen.

 

¿Cuando hacer una factura rectificativa?

En ocasiones nos vemos obligado a emitir una factura rectificativa a las cuales haciendo uso de las buenas costumbres la deberías de numerar aplicando una serie de facturación diferente.

Usaremos estas facturas cuando se produzca alguna de las circunstancias siguientes cuando:

  • La factura no cumpla con algunos de los requisitos a los que hace mención el reglamento de facturación.
  • Se hayan producido circunstancias que de lugar a la modificación de la base imponible las cuales vienen enumeradas en el articulo 80 de la ley del IVA.
  • El IVA este mal calculado.

¿En que plazo debe emitirse una factura rectificativa?

Estas facturas deben emitirse tan pronto como el autónomo o empresa se de cuenta de que se ha cometido un error.

En el caso de que se haya emitido como consecuencia de alguna de las circunstancias del articulo 80 tendremos que seguir el procedimiento establecido para la recuperación del IVA.

¿Que datos debe contener una factura rectificativa?

Cuando nos veamos obligados a emitir facturas rectificativas será necesario que en las mismas se indique que se trata de una factura rectificativa y la causa que obliga a su emisión.

En la factura se hará mención de la factura objeto de rectificación y la rectificación efectuada debiendo ademas de consignarse el resto de menciones necesarias para una factura normal.

Facturas proforma ¿Que es?

Una factura proforma no es un documento valido a efectos fiscales, se utiliza con el fin de informar al cliente el coste final de nuestros servicios.

Tiene el mismo valor que un presupuesto pero en ningún caso podrá sustituir a una factura comercial

Factura electrónica. Las solicitadas por los ayuntamientos.

Al hablar de factura electrónica pensamos rápidamente en el sector publico y en las grandes empresas.

Pero estamos seguros que este nuevo año será un año importante para las facturas electrónicas.

Para saber mas sobre la factura electrónica lo mejor es ir al portal facturae

Excepciones a la obligación de facturar

Aunque en la mayoría de las operaciones es obligatorio emitir una factura con el fin de justificar la operación existen algunas excepciones en las que hacer una factura no será necesario.

No sera necesario realizar una factura cuando:

-Se trate de operaciones exentas es decir las contempladas en el articulo 20 de la Ley del IVA, con excepción de las operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado.
– Las realizadas por autónomos en  Régimen especial del Recargo de Equivalencia salvo que realicen entregas de inmuebles sujetas y no exentas del impuesto.

– Sean realizadas por empresarios o profesionales en módulos aunque si tendrán que facturar si venden algún activo fijo.

– Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.

A pesar de lo anterior será obligatorio facturar cuando se lo pida otro empresario o profesional para poder deducirse la factura, se la exija el particular por que la necesite, cuando el destinatario sea la Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

– Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales del régimen de la agricultura, ganadería y pesca aunque tendrán que expedir el denominado (“recibo agrícola”), por el reintegro de las compensaciones si, a su vez, han adquirido los bienes o servicios a empresarios o profesionales acogidos al citado Régimen especial.

En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles.
Las operaciones financieras y de seguros, cualquiera que se la naturaleza del destinatario incluso si éste actúa como empresario o profesional, con la excepción de las operaciones sujetas y no exentas que se localicen en el Territorio de Aplicación del Impuesto (Península e Islas Baleares) o en otro Estado Miembro (EM).

¿Como hacer una factura? Requisitos
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Alejandro Jimenez Castro at AJC Asesor fiscal
El autor de este blog es licenciado en Administración y dirección de empresas por la universidad de Oviedo, habiéndose especializado posteriormente en materia fiscal y contable. En la actualidad forma parte del colegio de Economistas de Madrid
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