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Suplido o los gastos suplidos se trata de un tipo de gastos que suelen ser muy corriente de encontrarse en determinadas actividades profesionales. Si eres abogado, economista , procurador, notario  posiblemente estés familiarizado con el termino suplido ya que posiblemente hayas tenido que realizar algún pago por este concepto. Si en cambio no realizas una actividad profesional no esta de mas saber de que tipo de gastos  estamos hablando cuando hablamos de gastos suplidos ya que puedes encontrarte con alguna factura que incluya estos gastos, incluso los particulares deberían de conocer este concepto pues también es posible que se puedan encontrar con estos gastos véase por ejemplo en la tramitación de una herencia.

suplido

¿Que es un suplido?

El gasto suplido es un gasto, que va tener la peculiaridad de que una persona suple a otra en el pago del mismo.

El escenario perfecto para que tenga lugar el pago de un gasto suplido es en actividades profesionales por eso anteriormente hablábamos de que si el lector de este articulo era un abogado, un economista, algun notario posiblemente estaría familiarizado con este concepto.

Cuando alguno de estos profesionales por mandato y en nombre del cliente suplanta a este en el momento del pago y dicho gasto le corresponde al cliente estaremos diciendo que ese profesional esta suplantando a su cliente en el pago del gasto y que por lo tanto esta realizando un gasto suplido.

En este momento ya conocemos algo mas de este tipo de gasto:

  • Se trata del pago de un gasto que corresponde al cliente.
  • Ese gasto se debe de pagar en nombre del cliente.
  • Debe existir un mandato ya sea verbal o expreso del cliente al profesional para que este le suplante en el momento de hacer el pago.

Solamente cuando se cumplan las condiciones anteriores podremos hablar de que el pago del gasto que ha realizado el profesional es un gasto suplido.

Facturas  con gastos suplidos.

Es importante que conozcamos si alguna vez tenemos que realizar el pago de un gasto suplantando a nuestro cliente que sepamos como debemos de hacer una factura, otra cosa importante seria conocer si el suplido que nos están cobrando debería de ir con IVA o sin IVA.

En principio aquellos gastos que tengan la consideración de suplidos no formaran parte de la base imponible, pero si vamos a emitir una factura donde se incluya alguno de estos gastos lo primero que deberemos de asegurarnos es de si la cantidad que estamos consignando en la factura que emitamos al cliente como gasto suplido sea realmente un gasto que pueda tener tal consideración.

Solamente podrán facturarse como suplidos por lo tanto aquellos gastos que cumplan las condiciones que hemos señalado en el punto anterior en caso contrario no tendremos un suplido sino otra serie de gastos que si queremos repercutirselos a nuestro cliente deberán de formar parte de la base imponible y facturarse con IVA.

De esta forma el articulo 78.1 de la ley del IVA indica que la base imponible del impuesto estará constituida por el importe total de la contraprestación de las operaciones sujetas al mismo procedente del destinatario o de terceras personas.

Y por si fuera poco el articulo 78.2 apartado 1 dice que en particular, se incluyen en el concepto de contraprestación:

  •  Los gastos de comisiones, portes y transporte, seguros, primas por prestaciones anticipadas y cualquier otro crédito efectivo a favor de quien realice la entrega o preste el servicio, derivado de la prestación principal o de las accesorias a la misma.

Ademas tenemos sentencias como la V2761-1 en las que la dirección general de tributos ha respondido en este sentido.

Muchos autónomos y empresas no tienen claro lo que es un suplido y lo que no es un suplido lo cual puede provocar que el IVA devengado no se repercuta correctamente al cliente lo cual puede llegar a ser un problema.

En el supuesto de que se trate de un gasto que si pueda tener tal consideración como por ejemplo una tasa que hay que pagar a nombre del cliente para poder realizar un trabajo, la solicitud de una nota simple , el pago de honorarios del registro para poder presentar las cuentas anuales.

Aquí cuando incluyamos este gasto en la factura con el fin de obtener el rembolso por parte del cliente debe de ademas de nuestra factura adjuntarse el justificante del pago del suplido.

En cuanto al documento que justifique el pago de ese gasto  a nombre del cliente lo ideal es siempre aportar la factura de dicho pago y que en la misma los datos de facturación que estén indicados sean los del cliente.

Los suplidos no deben formar parte de la base imponible, cuando emitamos las facturas por lo que no van a estar sujetos a IVA

Modelo de factura con gastos suplidos

Una factura con gastos suplidos seria como la que vemos en la imagen siguiente:

facturar suplido

Si queremos realizar una factura con gastos suplidos hoy disponemos de forma online de un montón de plataformas que nos pueden facilitar la vida a la hora de facturar ya sea con gastos suplidos o bien realizar una factura normal.

Algunas plataformas que nos permiten realizar facturas son por ejemplo:

Holded Mediante esta plataforma en su plan free te permite hacer hasta 50 facturas

Programa de facturas online  como facturacloud ademas es gratis

Estoy seguro de que existen muchas plataformas similares a estas y sino siempre puedes usar un excel, incluso existe algún modelo con base de datos incorporada.

 

Suplidos, gastos accesorios y provisiones. Principales diferencias.

A veces como ya indicamos anteriormente confundimos entre suplidos, gastos accesorios y provisiones.

Diferencia entre gasto accesorio y suplido

Los gastos accesorios son aquellos a los que se refiere el articulo 78.1.2 de la ley del IVA, y se diferencian en que mientras que el suplido es un gasto que corresponde solamente al cliente, los gastos accesorios son necesarios para realizar un trabajo a ese cliente pero no son del cliente sino del profesional que presta el servicio.

Imaginemos por ejemplo que estando nuestra residencia en Madrid nos contrata un cliente para que realicemos un servicio en Barcelona, para realizar ese servicio va a ser necesario unos gastos de desplazamiento (Gasolina, transportes …) esos gastos son necesarios para realizar el trabajo pero no son del cliente sino del profesional y por lo tanto sera un coste del servicio que habrá que repercutir a nuestro cliente como es logico pero no como suplidos sino como un mayor precio del servicio.

Son gastos accesorios entre otros:

– Fotocopias
– Hoteles
– Comidas
– Taxis
– Gasolina
– Billetes de transporte

Diferencia entre provisiones y suplidos.

Las provisiones son  muy frecuentes al igual que sucede con los suplidos en las actividades profesionales de abogados, notarias, asesorías. Se tratan de cantidades que son solicitadas por adelantado y que podrán tener tratamiento de gasto suplido o mayor servicio dependiendo del uso que haga el profesional de ese dinero.

Por lo tanto se trata de cantidades que son susceptibles de poder convertirse en suplidos pero que no tienen por que obligatoriamente  ir destinados a cubrir este tipo de gastos. Si el profesional utiliza las provisiones para realizar pagos en nombre, por cuenta y por orden del cliente podrán tratarse como suplidos mientras que si se destinan a cubrir otros gastos del servicio deberán de repercutirse como mayor servicio.

¿Que obligaciones fiscales tienen los suplidos?

El realizar pagos suplidos va a conllevar al profesional a tener que conocer como van a incidir estos en sus impuestos y que obligaciones fiscales tienen que cumplir respecto a estos pagos.

Libros obligatorios.

Los profesionales que tributaran en estimación directa o en estimación directa simplificada ya que el régimen de módulos aparece vetado para estos, deberán de llevar los libros registros propios de este método de estimación. Es decir de:

  • Ventas e ingresos
  • Compras y gastos
  • Bienes de inversión

Ademas de estos libros si realizas una actividad profesional en estimación directa y recibes suplidos estarás obligado a llevar un cuarto libro de registro de las provisiones de fondos y suplidos.

El libro registro de provisiones de fondos y suplidos nos deberá proporcionar información sobre todas y cada una de las provisiones de fondos que hemos ido realizando con  nuestros clientes

Los compañeros de Gabilos nos proporcionan un modelo de libro  provisiones y fondos que podemos utilizar para anotar las provisiones y fondos que recibimos

¿Quien puede deducirse el pago suplido?.

El IRPF nos exige que para que un gasto sea deducible debe de ser necesario para realizar la actividad, y que dicho gasto ademas guarde una correlación con los ingresos, una persona que no tiene ingresos dificilmente va a poder deducirse un gasto.

Otro de los requisitos que nos exige el IRPF es que los gastos sean nuestros ¿te imaginas que te pudieras deducir los gastos de tu vecino?. Seguramente sabrás que esto es imposible como se te va a pasar por la cabeza deducirte un gasto que no es tuyo, pues cuando tenemos un gasto suplido pasa exactamente lo mismo se trata de un gasto que esta a nombre del cliente por lo tanto es tu cliente quien va a poder deducirse el gasto.

Si tienes dudas de si te puedes deducir ese gasto posiblemente ese gasto que pretendes meter como gasto suplido sera un gasto accesorio y no un suplido.

Los suplidos y el modelo 347

Los suplidos no se deben incluir en el modelo 347 pues en este modelo se reflejan el volumen de operaciones realizadas entre el cliente y el proveedor.

En el caso del suplido no supone otra operación realizada sino únicamente un pago realizado por nuestro proveedor a nuestro nombre por tratarse de un servicio que nos presta otra persona a nosotros, ese es el motivo de no incluirse en la citada declaración.

La contabilidad de los suplidos

El Instituto de contabilidad y auditoria de cuentas o ICAC tiene la potestad  de poder decir como una operación económica debe de reflejarse en contabilidad, ademas debe de hacerse de forma adaptada a la normativa europea y a la contabilidad internacional y ademas si así fuera necesario de desarrollar planes sectoriales para facilitar la elaboración de la contabilidad esto hace que su opinión deba de ser tenida en cuentas la hora de realizar un asiento contable.

Para realizar un asiento contable deben de participar como mínimo dos cuentas una que va al debe y otra que va al haber, el debe y el haber deben de sumar lo mismo.

Por lo que vamos a tener que analizar en que cuenta contable debemos de incluir o en otras palabras cual va a ser la cuenta contable que mejor define al pago de un suplido ya que la contrapartida ya sabemos que seguramente sea una cuenta de tesorería es decir (572) Banco, (570) caja …

La cuenta contable del suplido.

El Boicac  del 19 de diciembre del año 1994 menciona que :

Si se paga una cantidad por mandato o figura similar no debe de tener repercusión en la cuenta de resultados de la empresa, por lo que en ningún caso deberemos de utilizar una cuenta del grupo 6 o grupo 7.

Ademas se trata de una deuda que se tiene con un acreedor pero que debe de separarse de alguna forma de la cuenta de acreedores y proveedores que reflejan operaciones habituales del trafico, la cuenta mas apropiada por lo tanto parece ser alguna de las correspondientes al grupo 55X.

Contabilizar un suplido desde el punto de vista del pagador y del cliente suplantado.

Asiento contable derivado del pago del suplido

12,10(55x) consulta 1 Boicac 19/Diciembre de 1994(57x) Tesoreria12,10

 

Asiento a realizar por la prestación del servicio en el que se incluye el suplido

133,10(57x) Tesoreria(705) Prestacion de servicios100
(477) Hp Iva repercutido21
(55x) consulta 1 Boicac 19/Diciembre de 199412,10

Una vez pagado la factura por nuestro cliente por lo tanto el suplido  desaparece de la contabilidad.

B) En el supuesto de que la factura recibida estuviese a nuestro nombre el tratamiento contable será el siguiente:

 

Por el pago del suplido

102,10(62x) GASTO

(472) Hp IVA soportado

a (57x) Tesoreria12,10

 

Por la repercusión al cliente

121(57x)TESORERIAa ( 705) PRESTACION DE SERVICIOS100
    (477) HP IVA REPERCUTIDO21

 

Ejemplos de gastos suplidos

Pueden tener la consideración de gastos suplidos entre otros:

  •  Las tasas para la obtención del permiso de circulación que las autoescuelas satisfacen en nombre y por cuenta de sus alumnos.

La consulta vinculante V0280-10 nos señala que para que tales tasas tengan la consideración de gasto suplido es necesario que se trate del pago en nombre de un alumno concreto ya que si se pagan mediante un unico documento que incluye un numero determinado de tasas no va a tener la consideración de suplidos y debe formar parte de la base imponible.

  • Los pagos que los registradores de la propiedad hacen de impuestos como por ejemplo el ISD, IBI o el ITP y pagos realizados a nombre del cliente a otro profesional.
  • ltasa de seguridad aeroportuaria, que las compañías aéreas trasladen a los pasajeros por los servicios de transporte prestados como se señala en la  DGT CV 27-4-07
  • el papel timbrado utilizado por los notarios en el desarrollo de su actividad es un ejemplo de suplido notarial
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