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Como numerar una factura correctamente

numerar una factura

Hoy en dia por raro que parezca existe una gran cantidad de autónomos y empresas que tras años de actividad todavia desconocer como numerar una factura de forma correcta.

El reglamento de facturacion nos indica que “La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.” Pero no nos indica que correlacion exacta debe seguir dicha numeracion y es aqui donde empiezan las meteduras de pata a veces por exceso de creatividad otras veces con el fin de poder dejar marguen para incluir una factura fuera de fecha (Exactamente lo contrario que tratad e evitar el reglmento de facturacion).

La forma mas sencilla de una facura es numerarla progresivamente segun las vayamos emitiendo y en su caso indicar la serie de la misma si tratamos de diferenciar años, actividades , distintos locales ….

Yo por ejemplo suelo numerar las facturas de la siguiente forma 2016/1, 2016/2 aquí se observan dos componentes una serie el año y un número que es el número de las facturas.

Es decir dos componentes el de distincion (distinguieendo el año) y el de numeracion

¿Para qué sirve cada uno de los componentes del número de una factura?

 

LA SERIE: Sirve para distinguir varias actividades, ejercicios económicos la existencia de más de un local de facturación; el propio reglamento de facturación indica

“Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.”

Es decir deben distinguir una actividad , un ejercicio economico o bien la existencia de varios locales

 Esta permitido:

  • Cambiar de serie al cambiar el año al tratarse de un ejercicio económico distinto.
  •  Crear una serie para diferenciar un local ya que son dos sitios distintos
  • Crear series si tenemos varias actividad
  • Es obligatorio  emitir una factura rectificativa con una serie diferente ( en el libro de facturas deben anotarse a parte)

No esta permitido:

Crear una serie para cada cliente o para cada mes entre otras cosas porque numerar las facturas correlativamente dejaría de tener sentido

 

Numeracion: Debe ser progresiva y secuencial  no es posible emitir una factura posterior con fecha anterior , es decir si la factura uno es del 30 de septiembre la 2 no puede ser del 01 de Ocvtubre ¿Parece logico verdad?

Hacienda lo dice :

Nº. CONSULTA 1302-99
ORGANO SG de Impuestos sobre el Consumo
FECHA SALIDA 21/07/1999
NORMATIVA; RD. 2402/1985: Art. 3º-1-1º; 

DESCRIPCION 
El consultante desarrolla su actividad en varios centros comerciales en los cuales dispone de terminales de punto de venta informatizados para facturar.

CUESTION
Posibilidad de que la secuencia correlativa de facturación sea distinta por cada terminal de venta y que se circunscriba a las operaciones del día.

CONTESTACION
El artículo 3º, apartado 1, 1º del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales (Boletín Oficial del Estado del 30) dispone que toda factura y sus copias o matrices contendrán, al menos, entre otros, el número y, en su caso, la serie. La numeración de las facturas será correlativa, pudiendo establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos centros de facturación.

En los supuestos contenidos en el artículo 4, apartado 2 del citado Real Decreto las facturas podrán sustituirse por talonarios de vales numerados o, en su defecto, tickets expedidos por máquinas registradoras.

El apartado 3, letra a), del artículo 4 de dicho Real Decreto preceptúa que en la parte talonaria y en la matriz de los vales se harán constar, al menos, entre otros, el número y, en su caso, serie.
La numeración será correlativa.

Según doctrina de este Centro Directivo, contenida en la Resolución de 22 de abril de 1987 (Boletín Oficial del Estado nº 112, de 11 de mayo), el requisito de que los vales o tickets sean correlativos no puede entenderse cumplido si la secuencia numérica de los referidos documentos se renovase cada día.

En el Real Decreto 2402/1985 no se regula cual debe ser el período al que se ha de circunscribir la numeración correlativa de los tickets que estará determinado, entre otras circunstancias, por la práctica mercantil y la incidencia de otros impuestos, sin perjuicio que, en todo caso, debe de permitir durante el período de prescripción del derecho de la Administración determinar las deudas tributarias afectadas por las operaciones documentadas en los mismos.

Generalmente, la numeración correlativa de las facturas o los documentos que las sustituyan (vales numerados y tickets) se inicia el primer día natural del año correspondiente y finaliza el último día natural del mismo.

Por consiguiente, aunque la normativa en materia de facturación que, por otra parte no afecta exclusivamente al Impuesto sobre el Valor Añadido, no determina cual es el período al que debe circunscribirse la numeración correlativa de las facturas emitidas, debe interpretarse que dicho período deberá ser aquel que permita a la Administración tributaria, durante el período de prescripción de los impuestos correspondientes, determinar la deuda tributaria afectada por las operaciones documentadas en las facturas emitidas.

De acuerdo con la doctrina de este Centro Directivo, contenida en la referida Resolución de 22 de abril de 1987, en ningún caso, resulta ajustado a derecho cambiar la secuencia correlativa de las facturas cada día.

Según lo dispuesto en el artículo 3º, apartado 1, 1º, del Real Decreto 2402/1985, cuando existen diversos centros de facturación, como sucede en el supuesto de consulta, podrán establecerse series distintas de facturación para cada uno de dichos centros.

Cuando, por cualquier circunstancia deba interrumpirse la secuencia correlativa de la numeración de las facturas emitidas deberá utilizarse una nueva serie de facturación.

 

Y tu ¿Sabes como numerar una factura?

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